업체 인보이스를 품의·전표로 바꾸는
구매 정산을 에이전트가 맡습니다
업체 인보이스를 사내 품의 양식으로 바꾸고 부서별 전표까지 나누는 구매 정산 업무를 에이전트로 옮겼습니다. 결재권자는 에이전트가 검증한 결과만 확인하고 승인합니다.
배경
경영지원팀은 출장·교통, 택배·퀵, 복리후생 제휴처 등 40여 곳의 비용을 매월 정산했습니다. 업체가 보낸 인보이스를 담당자가 사내 품의 양식에 맞게 다시 가공하고, 부서별로 나눠 전표를 쳤습니다. 업체마다 양식이 달라 옮기는 과정에서 오류가 잦았고, 빠진 항목이 뒤늦게 발견되기도 했습니다.
과제
업체마다 다른 인보이스를 하나의 절차로 처리하고, 오류를 미리 걸러 결재권자는 이상 여부만 확인하면 되도록 해야 했습니다. 에이전트가 따를 판단 기준도 담당자의 감이 아니라 명확한 규칙으로 정리해야 했습니다.
접근
인보이스 수령부터 품의, 부서별 전표까지 절차를 따라가며 규칙을 정리했습니다. 품의 시스템이 엑셀 업로드를 지원해, 사내 시스템에 직접 연결하지 않고 업로드용 엑셀을 정확히 만드는 것을 목표로 잡았습니다. 시간이 가장 많이 드는 업체부터 규칙을 검증한 뒤 40여 곳 전체로 넓혔습니다.
솔루션
에이전트가 메일과 업체 사이트에서 인보이스를 모으고, 아직 오지 않은 업체를 알려 줍니다. 작업 에이전트가 업체별 규칙에 따라 부서별로 나눈 업로드용 엑셀을 만들면, 검수 에이전트들이 원본과 금액·항목, 부서 배분을 다시 확인해 맞지 않는 곳을 표시합니다. 담당자는 표시된 항목만 확인해 품의를 올리고, 결재권자는 이를 보고 승인합니다.
성과
담당자는 인보이스를 손으로 옮기는 대신 에이전트가 표시한 오류만 확인합니다. 인보이스가 빠진 업체도 정산 전에 알 수 있어 누락을 뒤늦게 발견하는 일이 줄었고, 결재권자는 검증을 거친 품의를 받아 바로 승인합니다.